2023NO12采购管理制度（完整文档）

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NO12 采购管理制度 第十二章 采购管理制度 采购是现代物流链中的一个基础环节它的管理状况关系着整个物流链的进程关系着企业最终产品的质量因此搞好公司的采购管理工作对整个公司的生产活动的进行至关重要具体做法包含 一 一 采购工作管理目标 表12-1采购管理目标与内容表 目标 内容 正确计划用料 1、配合营业目标 2、增加资金预算灵活度 3、减少呆滞料的产生 4、加强用料操纵 5、 便于存量管理 适当存量管理 1、强化重点管理效果 2、提高存货周转率 3、适时适量的供料 4、适量的库存 5、 提高库位使用率 强化采购管理 1、适质适量 2、适价适时 3、充分掌握市场行情 4、 与供料厂保持良好关系 发挥盘点功效 1、消除料账差异 2、确保材料量 确保产品质量 1、强化验收管理 2、增加材料的使用性 发挥储运功能 1、确保材质 2、安全保护仓库 3、合理的储存成本 4、正确的收发作业 更低成本 1、采购或者自制的合理性 2、以旧换新物尽其用 3、积极开发替代品 4、余料再使用 5、防止滞料发生 6、降低采购储存成本 7、提高人员工作效率 合理处理滞废料 1、资金灵活运用 2、避免无谓缺失 3、 增加储位的有效空间 二 二 物料与采购管理系统 （一）材料分类编号 1、原料物料的划分 2、常备料与非常备料划分 3、编号原则设定 （二）存量操纵 1、管理基准设定 2、用料差异管理 （三）请（采）购作业 1、请购方式设定 2、请购部门设定 3、请购手续及权限 4、请购进度操纵 5、供应厂商的选择与资料建立 6、采购方式设定 7、询价议价及订购作业 8、采购进度操纵 9、采购核决权限 10、进口事务作业 11、厂商交货特殊处理 （四）验收作业 1、收料作业规定 2、超短交料处理 3、检验规范设定 4、检验结果处理 5、材料退货处理 （五）仓储作业 1、仓位规划 2、料位及料品标示 3、账务处理 4、盘点周期方式及特殊处理 5、仓库安全管理措施 （六）领料发料作业 1、材料领用规定 2、以旧换新规定 3、材料退库作业 4、外协加工料交运管理 （七）成品仓储管理 1、仓位规划 2、缴库核点 3、出货操纵 4、退货处理 5、滞成品管理 （八）滞料废料管理 1、滞料废料定义 2、滞料废料的处理 三 三 物料与采购管理工作内容 表12－2物料与采购管理工作内容表 人员 工作内容 物控 1、请购方式与存量基准的设定 2、生产用料的统计及预估 3、生产用料的请购与余料转用 4、进料特殊与生产管理采购协调处理 采购 1、建立供应商与价格记录 2、采购方式的设定及市场行情调查 3、询价比价议价订购作业 4、交料进度操纵与逾交督促 5、进料质量数量特殊处理 6、内外销差价退税资料提供 7、付款整理审查 外协 1、外协厂商开发与签约 2、建立外协厂商与工缴记录 3、外协产量交货期尾期操纵 4、外协用料出厂管理 5、外协品的质量特殊处理 6、外协用料与工缴结算 材料组 1、进厂材料外协品点收及不合格品退回 2、材料发放批号管理余料提报 3、材料保管及账务处理 4、库位规划整理与安全保护 5、滞料及有价值废品的库存提报 6、库存盘点与账物核对 7、提供有关库存动态资料 成品组 1、成品缴库的点收核对 2、成品出库交运处理 3、成品保管及账务处理 4、成品库位规划整理与安全保护 5、库存盘点与账物核对 6、滞存品库存提报 7、提供有半成品库存资料 8、 公司必备管理制度第十二章采购管理制度 四 四 标准采购作业程序 采购作业内容包含从收到“请购案件”开始的进行分发采购案件，由采购经办人员先核对请购内容，查阅“厂商资料”、“采购记录”及其他有关资料后，开始办理询价，在报价后整理报价资料，拟订议价方式及各类有利条件，进行议价，办 妥后，依核决权限，呈核订购全面作业程序及要点如：

　　（一）采购作业程序及要点 表12-3采购作业程序及要点表 程序 要点 接件分发 1、请购单各栏填写是否清晰 2、按分配原则分派请购案件 3、急件优先分派办理 4、无法在需用日期办妥者利用交货期联络单通知请购部门 5、 撤销请购单应先送办理 询价 1、交货期无法配合需用日期时联络请购部门 2、充分熟悉请购材料的品名规格 3、急件或者需用日期接近者应优先办理 4、向厂商全面说明品名规格质量要求数量扣款规定交货期地点付款办法 5、同规格产品有几家供应商均应询价 6、有否其他较有利的代用品或者对抗品 7、应对同规格不一致厂牌做比较 8、是否有必要办理售后服务及保修年限 9、 新厂商产品是否需经检验试用 比价议价 1、厂商的供应能力是否能按期交货质量确认 2、是否殷实可靠的生产厂或者直接进口商 3、其他经销商价格是否较低 4、经成本分析后设定议价目标 5、是否必要向厂商索取型录比较 6、价格上涨下跌有何因素 7、是否必要开发其他厂商或者转外购 8、规定几万元以上的案件呈副经理议价或者设定议价目标 呈核 1、请购单上应全面注明与厂商议定的买价条件 2、买卖惯例需超交者应注明 3、现场选用较贵材料时联络请购部门述明原因 4、 按核决权限呈核 订购 1、需预付定金内外销价需办退税或者规定多少金额以上或者有附带条件等应制订买卖合同 2、再向厂商确认价格交货期质量条件 3、分批交货者在请购单上盖分批交货单 4、 订购单使用联络函式传真机寄交厂商 无法按需用日期交货的案件联络请购部门 催交 1、约交日期前应再确认交货期 2、无法在约交日期前交货时联络请购部门并列入交货期特殊操纵表内催办 3、已逾约交货日期尚未到货应加紧催交 整理付款 1、发票抬头及内容是否相符 2、发票金额与请购单价格是否相等 3、是否有预付款或者暂借款应处理 4、是否需要扣款 5、需要办退税的请购单转告退税部门 6、以内销价采购供外销用材料应先收齐退税同意书方可办理付款 收件、分发、核对 1、收件 2、按分配原则指派经办人 3、核对品名 4、核对规格 5、核对数量 6、核对需要日期 询价 1、选择询价对象及地区 2、询价 3、整理报价资料 4、确认请讲内容 5、寻找对抗品 6、选择开发对象 7、询价索样 8、整理对抗品资料及样品送样 9、整理检验结果 议价、比价、呈核 1、调查市场行情 2、核对资金预算 3、选择议价对象 4、研拟底价 5、研议采购条件 6、议价或者公开比价 7、填写上次报价记录 8、估算海空运费 9、估算保险费 10、 核应付款条件 11、 比较交货期限 12、 检查卸货条件 13、 估算关税 14、 按核决权限呈核 进口、签证、结汇 1、缮打输入许可证申请书 2、缮写用途说明书 3、备妥签证必要文件 4、提案申请签证 5、签证专案申请作业 缮造申请书及附件度量衡器无线电器材 整理必要文件 提案申请 6、申请结汇 7、整理结汇文件 8、核对签证结汇文件 9、修改输入许可证或者信用证作业 投保船务 1、洽订保率 2、投保缴交保险费 3、洽订特约船公司及运费 4、指定船舶公司 5、交涉货柜使用期限 6、核算运费 7、缴交运费 8、处理大宗材料船务 装运 1、督促预定装船期 2、申请工业用证明 3、申请分期缴税 4、申请预保火险及动产抵押 5、督促装运文件 6、确认船期 7、整理装运文件 8、申请管理品放行证 9、联络及安排卸货 10、 确认船代理 11、 确认公证处（所） 12、 联络交货期特殊修改L/C 报关提货 1、银行背书 2、办理担保提货 3、整理文件报关 4、缴税提货 5、收料 索赔 1、核对材料检验报告 2、填写索赔记录单 3、向保险公司船公司索赔 4、向供料厂商索赔 5、办理退货掉换作业 跟催 1、督促收料单 2、操纵长期合同的交货 3、操纵外购资金 4、整理采购案件 5、计算卸货延滞费及奖金 6、办理退汇 五 五 标准采购作业细则 （一）请购 第一条 请购部门的划分 各项材料的请购部门如下：

　　常备材料：生产管理部门 预备材料：物料管理部门 非常备材料：

　　（1）订货生产用料生产管理部门 （2）其他用料使用部门或者物料管理部门 第二条 请购单的开立、递送 1、请购经办人员应依存量管理基准、用料预算，参酌库存情况开立请购单，并注明材料的品名、规格、数量、需求日期及注意事项经主管审核后依请购核决权限呈核并编号（由各部门依事业部别编订），“请购单（内购）（外购）”附“请购案件寄送清单”送采购部门。

　　2、需用日期相同且属同一供应厂商供应的统购材料，请购部门应以请购单附表，一单多品方式，提出请购。

　　3、紧急请购时，由请购部门于“请购单”“说明栏”注明原因，并加盖“紧急采购”章，以急件卷宗递送。

　　4、材料检验须待试车方能实施者，请购部门应于“请购单”上注明“试车检验”及“预定试车期限”。

　　5、庶务用品由物料管理部门按月依耗用状况，并考虑库存情况，填制“请购单”提出请购。

　　表12-4材料请购单 部门 年 月 日填制 材料 规范 部门 核定 数量 请购 数量 估计 单价 估计 总价 预算 月份 材 料 别 编号 核 对 码 新 旧 废 名称 需用日期 年 月 日 用途 备注 请料单 字第 号 第三条 免开请购单部分 1、下列总务性物品免开请购单，并能够“总务用品申请单”委托总务部门办理，但其核决权限另订，其列举如下：

　　（1）贺奠用物品花圈花篮礼物等 （2）招待用品饮料香烟等 （3）书报<含技术性书籍及定期刊物>、名片、文具等 （4）打字、刻印、报表等。

　　2、零星采购及小额零星采购材料项目。

　　 第四条 请购核决权限 1、内购 （1）原物料：

　　①请购金额预估在1万元下列者，由科长核决。

　　②请购金额预估在1万元至5万元者，由经理核决。

　　③请购金额预估在5万元以上者，由总经理核决。

　　（2）财产支出 ①请购金额预估在2000元下列者，由科长核决。

　　②请购金额预估在2000元至2万元者。由经理核决。

　　③请购金额预估在2万元以上者，由总经理核决。

　　（3）总务性用品 ①请购金额预估在1000元下列者，由科长核决。

　　②请购金额预估在1000元至1万元者，由经理核决。

　　③请购金额预估在1万元以上者，由总经理核决。

　　附注：凡列入固定资产管理的请购项目应以“财产支出”核决权限呈核。

　　2、外购：

　　（1）请购金额预估在10万元（含）下列者，由经理核决。

　　（2）请购金额预估在10万元以上者。由总经理核决。

　　 第五条 请购案件的撤销 1、请购案件的撤销应由原请购部门立即通知采购部门停止采购，同时在“请购单（内购）”或者“请购单（外购）”第一、二联加盖红色“撤销”的戳记及注明撤销原因。

　　2、采购部门办妥撤销后，依下列规定办理：

　　 （1）采购部门于原请购单加盖撤销章后送回原请购部门 （2）原“请购单”已送物料管理部门待办收料时，采购部门应通知撤销，并由物料管理部门据以将原请购单退回原请购部门 （3）原请购单未能撤销时，采购部门应通知原请购部门。

　　 （二） 通常采购规定 第六条 采购部门的划分 1、 内购：由国内采购部门负责办理。

　　2、 外购由国外采购部门负责办理，其进口庶务由业务部门办理。

　　3、 总经理或者经理关于重要材料的采购，可直接与供应商或者代理商议价。专案用料，必要时由经理或者总经理指派专人或者指定部门协助办理采购作业。

　　 第七条 采购作业方式 除通常采购作业方式外，采购部门可依材料使用及采购特性，选择下列一种最有利的方式进行采购：

　　（1）集中计划采购：凡具有共同性的材料，须以集中计划办理采购较为有利者，可核定材料项目，通知各请购部门依计划提出请购，采购部门定期集中办理采购。

　　（2）长期报价采购：凡经常性使用，且使用量较大宗的材料，采购部门应事先选定厂商，议定长期供应价格，呈准后通知各请购部门依需要提出请购。

　　 第八条 采购作业处理期限 采购部门应依采购地区、材料特性及市场供需，分类制定材料采购作业处理期限，通知各有关部门以便参，考遇有变更时，应立即修正。

　　 （三） 国内采购作业处理 第九条 询价、比价、议价 1、采购经办人员接获“请购单（内购）”后应依请购案件的缓急，并参考市场行情及过去采购记录或者厂商提供的资料，除经核准应以电话询价之外，另需精选三家以上的供应商办理比价或者经分析后议价 2、若厂商报价的规格与请购材料规格略有不一致或者属代用品者，采购经办人员应检查所附资料并于“请购单”上予以证明，经主管核准后先让使用。

　　部门或者请购部门签注意见后呈核 3、属于买卖惯例超交者（如最低采购量超过请购量），采购经办人员于议 价后，应于请购单“询价记录栏”中注明，经主管签认后呈核。

　　4、关于厂商的报价资料经整理后，经办人员应深入分析后，以电话等联络方式向厂商议价。

　　5、采购部门接到请购部门以电话联络的紧急采购案件，主管应立即指定经办人员先进行询价、议价，待接到请购单后，按通常采购程序优先办理。

　　6、“试车检验”的采购条件，采购经办人员应于“请购单”注明与厂商议定的付款条件呈核。

　　 第十条 呈核及核决 1、采购经办人员询价完成后，在“请购单”上详填询价或者议价结果及拟订“订购厂商”“交货期限”与“报价有效期限”，经主管审核，并依请购核决权限呈核。

　　 2、采购核决权限见表12-5 表12-5采购核决表 采购类别 核决限额 采购核决权限 列属统购项目的原料物料包含燃料 不论金额多少 经理>总经理 非属统购项目的原料物料包含燃料 不论金额多少 经理>总经理 财产支出(包含杂项购置)的非生产器材 8000元下列 8001元至100000元 100000元以上 采购主管 经理直接核决 ...

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